На сегодняшний момент ЭЦП и ее аналоги все активнее внедряются в жизнь и используются в деловых процессах, несмотря на несовершенство законодательства. В оперативной работе ЭЦП удобна и эффективна, но долговременное хранение документов, подписанных электронной подписью, представляет собой серьезную проблему, которая до конца нигде в мире не решена. Поскольку технология еще очень молода, то и исследований в области обеспечения сохранности электронных документов с ЭЦП немного.
Российские государственные органы, регламентируя оперативную работу с электронными документами, не задумываются, что с ними будет происходить в дальнейшем. При установлении сроков хранения не учитываются их особенности, а зачастую вообще игнорируется их существование. Распространение установленных Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» сроков ведомственного хранения на электронные документы неминуемо приведет к потере значительной части информации, поскольку требуется иная организация хранения. Позаботиться о длительном хранении электронных документов нужно в момент их создания.
Есть несколько важных вопросов, которые организации придется решать при долговременном хранения документов с ЭЦП:
- Как обеспечить проверку ЭЦП на протяжении длительного периода времени, и нужно ли это? Как доказывать аутентичность, целостность и т.д. соответствующих электронных документов?
На вопрос о необходимости хранения документов с ЭЦП ответ дает действующее законодательство и нормативные акты, которые предусматривают как минимум среднесрочное (5-10 лет) сохранение электронных документов с возможностью проверки ЭЦП. На большую часть остальных вопросов ответов пока нет, но уже есть требования, которые нужно исполнять.
- Что делать с подписанными электронным образом документами постоянного срока хранения? В отличие от бумажных, которые могут веками лежать на архивных полках, электронные документы не могут храниться в неизменном виде более 7-10 лет. После этого срока или теряет надежность носитель информации, или устаревает оборудование, программное обеспечение или формат, в котором документ записан. Именно поэтому говорить о 75 годах хранения в организации электронных документов просто немыслимо — принимать на хранение будет уже нечего. Только немногие организации располагают кадрами, опытом и ресурсами, необходимыми для организации такой работы.
- ЭЦП не неуязвима, и со временем может быть скомпрометирована и/или подделана. Подделка «старых» ЭЦП может иметь не менее катастрофические последствия, чем подделка действующих. Уже сейчас законодательство допускает подписание цифровой подписью документов, имеющих существенное финансовое и юридическое значение. Нужно подумать о том, как защититься от появления через 10-20 лет массы подложных электронных документов, якобы относящихся к началу 21 века и заверенных «правильными» ЭЦП. Если не позаботиться о соответствующих организационных и иных мерах защиты сегодня, то впоследствии возможны крупные неприятности.
Требования к организации
делопроизводства и документооборота
Для того, чтобы интересы организации были должным образом защищены, необходимо заранее продумать, в каком объеме и каким образом информация об ЭЦП должна быть отражена в самом документе и его метаданных.
Национальные Архивы США еще в 2000 году включили в «Руководство по управлению документами для агентств, использующих электронные подписи» требования о том, что все подписанные электронным образом документы при выводе в человеко-читаемом виде (на бумагу или на экран монитора) должны содержать:
- имя отправителя или лица, который этот документ подписал,
- дату и время подписания,
- ясно сформулированные намерения подписавшего, т.е. текст типа:
- «одобряю»,
- «отправитель берет на себя ответственность за транзакцию»,
- «отправитель уполномочен подписать за кого-то еще» и т.п.
Эти требования нацелены на то, чтобы обеспечить удобство работы с документами в течение длительного времени, в том числе и тогда, когда уже не будет возможности осуществить проверку ЭЦП.
Многие наши организации, расшифровывая ЭЦП, тоже включают в печатный вариант документа данные о лице, его подписавшем, и дату подписания. Третье требование у нас, как правило, не применяется, а жаль — «электронная резолюция», из которой ясны намерения подписавшего, делает документ более «неотказуемым».
Требования к документообороту и к деятельности службы ДОУ направлены на то, чтобы обеспечить сохранение всех необходимых документов. Для этого служба ДОУ организации должна:
- включать в систему документооборота организации все документы, возникающие в процессе использования ЭЦП и инфраструктуры открытых ключей, а также сохранять метаданные, достаточные для поиска и работы с ними;
- сохранять данный набор документов в течение того же периода времени, что и сам документ с ЭЦП.
- не обеспечивается целостность документов, и они могут быть модифицированы пользователем;
- документы доступны только отдельным пользователям, и в результате они не становятся корпоративным ресурсом;
- возникают сложности с установлением для таких документов сроков хранения, проведением экспертизы ценности и выделением их на уничтожение.
Лучше всего организовать хранение всего комплекта документов, связанных с использованием ЭЦП, в системах электронного документооборота, поскольку такие системы позволяют:
- обеспечить защищенное хранение, контроль и протоколирование доступа к ним;
- назначить и отследить сроки хранения;
- провести контролируемое конфиденциальное уничтожение по истечении сроков хранения.
Американские специалисты отмечают, что технологии, связанные с использованием ЭЦП, пока еще очень молоды и не прошли «огонь и воду» судебных разбирательств. Поэтому рекомендуется подумать о том, как «подстелить соломку» и запастись достаточным комплектом документов на тот случай, если придется идти в суд:
- сообщение о том, что ЭЦП успешно проверена,
- дату и время проверки документа,
- идентификатор операции,
- ссылку на внутренние нормативные документы, регламентирующие работу (включая дату и версию документа),
- другую информацию, которую организация сочтет необходимым зафиксировать.
Документирование использования
электронно-цифровых подписей
в организации
Любое изменение в системе документооборота организации, как правило, влечет за собой изменение состава документации. Внедрение новых технологий не является исключением: в организациях возникает целый комплект новых, ранее не существовавших документов, которые тоже необходимо брать на учет и сохранять в строгом соответствии с законодательством, с тем, чтобы в любых спорных ситуациях организация могла доказать свою правоту.
В процессе передачи информации могут создаваться и сохраняться следующие документы:
- В организациях-отправителях и получателях:
- собственно передаваемый документ,
- сертификат ключа отправителя,
- запросы/ответы по проверке сертификатов,
- внутренние нормативные документы, регламентирующие порядок использования сертификатов ключей,
- соглашения или договора между участниками информационного обмена об использовании ЭЦП,
- уведомления об отзыве или компрометации сертификатов открытых ключей,
- квитанции о принятии документа либо об отказе в приеме документа,
- документы, фиксирующие конфигурацию используемого программного обеспечения,
- документы по тестированию и проверке программного обеспечения.
- В удостоверяющих центрах:
- внутренние нормативные документы удостоверяющего центра, определяющие правила работы с сертификатами ключей (в том числе порядок организации выдачи сертификатов и порядок хранения аннулированных сертификатов),
- реестры сертификатов ключей,
- списки отозванных и утративших силу сертификатов,
- документация взаимного удостоверения удостоверяющих центров,
- протоколы и журналы аудита информационной системы удостоверяющего центра.
Если ЭЦП используется в корпоративной информационной системе и владельцем удостоверяющего центра является одна из организаций — участников информационного обмена, то эта организация должна документировать деятельность своего удостоверяющего центра.
Перечисленные списки документов отражают наиболее простой вариант использования инфраструктуры открытых ключей. Если используются более сложные варианты, то, соответственно, количество документов возрастает.
Правильно задокументировать работу с ЭЦП — задача важная, но еще важнее организовать надежное хранение всех документов, в строгом соответствии с требованиями законодательства. Проблем здесь еще больше, и решить их очень и очень непросто.
Организация хранения документов с ЭЦП
Говорить о применении ЭЦП в отрыве от вопросов организации документооборота и архивного хранения документов, мягко говоря, нелогично, — но почему-то именно так принято поступать. Ни государственные мужи, ни специалисты информационных технологий, как правило, не задумываются о том, что документы нужны не только для оперативной деловой деятельности и управления. Они, помимо прочего, фиксируют разнообразные права и обязательства государства, частных лиц и организаций, произошедшие события, принятые решения и последствия совершенных действий. Такие документы подлежат постоянному или длительному хранению, и вот именно здесь ЭЦП из полезного для оперативной работы инструмента превращается в занозу.
Чем больше электронных документов использует в своей работе организация, тем раньше она сталкивается с проблемами в области документооборота и архивного хранения.
Организации необходимо учитывать требования, которые имеются в законодательных и нормативных актах , регулирующих работу с ЭЦП, по организации хранения ряда документов.
Фрагмент документа
|
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ Статья 7. Срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре 1. Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре определяется договором между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи. При этом обеспечивается доступ участников информационной системы в удостоверяющий центр для получения сертификата ключа подписи. 2. Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре после аннулирования сертификата ключа подписи должен быть не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи. По истечении указанного срока хранения сертификат ключа подписи исключается из реестра сертификатов ключей подписей и переводится в режим архивного хранения. Срок архивного хранения составляет не менее, чем пять лет. Порядок выдачи копий сертификатов ключей подписей в этот период устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации. 3. Сертификат ключа подписи в форме документа на бумажном носителе хранится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивах и архивном деле. |
По правилам делопроизводства срок хранения устанавливается в зависимости от значимости документа и информации, которая в нем содержится, и не зависит от вида носителя и от наличия ЭЦП. Хранение документов, подписанных ЭЦП, должно быть организовано таким образом, чтобы гарантировать возможность проверки подлинности подписи, а удостоверяющий центр должен будет обеспечить такой же срок хранения своих документов, оборудования и программного обеспечения — и в рабочем состоянии!
Если организация сдает какую-либо отчетность в электронном виде , то необходимо определить порядок ее сохранения в организации, с тем, чтобы обеспечить целостность, подлинность и аутентичность электронных документов.
Фрагмент документа
|
Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи
2. 3. При представлении налоговой декларации в электронном виде налогоплательщик соблюдает следующий порядок электронного документооборота:
|
Пока еще не решен вопрос о том, как государство будет выполнять свои обязанности , вытекающие из ст.15 п.2 Закона об ЭЦП, в соответствии с которой при ликвидации негосударственных удостоверяющих центров их документация, а также обязанности по проверке «старых» подписей (см. ст.4 п.1) переходят к «уполномоченному федеральному органу исполнительной власти». Сейчас вопросами удостоверяющих центров занимается Федеральное агентство по информационным технологиям (ФАИТ) при Мининформсвязи.
В Положении «О Федеральном агентстве по информационным технологиям», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 319 в разделе о полномочиях этого органа исполнительной власти записано, что он должен организовывать:
- подтверждение подлинности электронных цифровых подписей уполномоченных лиц удостоверяющих центров в выданных ими сертификатах ключей подписей;
- ведение единого государственного реестра сертификатов ключей подписей удостоверяющих центров и реестра сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц федеральных органов государственной власти, а также обеспечивает доступ к ним граждан, организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления.
Но вот кто будет отвечать за остальную документацию, кто будет ее хранить и, самое главное, подтверждать подлинность ЭЦП — неясно до сих пор!
В интернете чаще всего можно встретить оптимистические рассказы о том, как хорошо и удобно хранить документы, подписанные ЭЦП. Никаких проблем, одни удобства и сплошное удовольствие:
В се больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, уже на собственном опыте оценивая преимущества данной технологии работы с документами. Электронный обмен данными осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, Интернета, электронной почты и множества других средств.
А электронная подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты информации от подделки.
Использование электронной подписи позволяет:
- принимать участие в электронных торгах, аукционах и тендерах;
- выстраивать взаимоотношения с населением, организациями и властными структурами на современной основе, более эффективно, с наименьшими издержками;
- расширить географию своего бизнеса, совершая в удаленном режиме различные, в том числе экономические, операции с партнерами из любых регионов России;
- значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией;
- построить корпоративную систему обмена электронными документами (являясь одним из ее элементов).
С использованием электронной подписи работа по схеме «разработка проекта в электронном виде - создание бумажной копии для подписи - пересылка бумажной копии с подписью - рассмотрение бумажной копии» уходит в прошлое. Теперь все можно делать в электронном виде!
Разновидности электронной подписи
Установлены следующие виды , которые регулируются : простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. При этом усиленная электронная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной.
Таблица
Чем различаются между собой 3 вида электронной подписи
Свернуть Показать
Любую электронную подпись подделать очень сложно. А с усиленной квалифицированной подписью (самой защищенной из трех) при современном уровне вычислительных мощностей и требуемых временных ресурсов это сделать просто невозможно.
Простые и неквалифицированные подписи на электронном документе заменяют бумажный документ, подписанный собственноручной подписью, в случаях, оговоренных законом или по согласию сторон . Усиленная квалифицированная подпись может рассматриваться как аналог документа с печатью (т.е. «сгодится» для любых случаев ).
Электронный документ с квалифицированной подписью заменяет бумажный документ во всех случаях, за исключением тех, когда закон требует наличия документа исключительно на бумаге. Например, с помощью таких подписей граждане могут обращаться в государственные органы для получения государственных и муниципальных услуг, а органы государственной власти могут отправлять сообщения гражданам и взаимодействовать друг с другом через информационные системы.
Закрытым ключом подписываем, открытым - проверяем электронную подпись
Чтобы иметь возможность подписывать документы электронной подписью, необходимо иметь:
- ключ ЭП (так называемый закрытый ключ) - с его помощью создается электронная подпись для документа;
- сертификат ключа проверки ЭП (открытый ключ ЭП) - с его помощью проверяется подлинность электронной подписи, т.е. подтверждается принадлежность ЭП определенному лицу.
Организации, которые осуществляют функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки ЭП, а также ряд иных функций, называются удостоверяющими центрами .
В процессе создания сертификата ключа проверки ЭП каждому пользователю генерируются ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Оба этих ключа хранятся в файлах. Для того чтобы никто, кроме владельца подписи, не мог воспользоваться ключом ЭП, его обычно записывают на защищенный ключевой носитель (как правило, совместно с ключом проверки электронной подписи). Его так же, как банковскую карточку, для дополнительной защиты снабжают PIN-кодом . И точно так же, как при операциях с картой, перед тем как воспользоваться ключом для создания электронной подписи, необходимо ввести правильное значение PIN-кода (см. Рисунок).
Защищенные ключевые носители изготавливаются различными производителями и обычно внешне напоминают флэш-карту. Именно обеспечение пользователем конфиденциальности своего ключа ЭП гарантирует отсутствие возможности у злоумышленников подписать документ от имени владельца сертификата.
Для обеспечения конфиденциальности ключа ЭП необходимо выполнять рекомендации по хранению и использованию ключа ЭП, содержащиеся в документации, как правило, выдаваемой пользователям в удостоверяющем центре, - и вы будете защищены от неправомерных действий, совершаемых с ключом электронной подписи от вашего имени. Лучше всего, если ваш закрытый ключ будет доступен исключительно вам. Эту идею очень важно донести до каждого владельца ключа. Лучше всего этого добиться путем издания инструктивных материалов на данный счет и ознакомления с ними сотрудников под подпись.
Рисунок
Программа запрашивает пароль (PIN-код) для того, чтобы подписать документ электронной подписью при помощи ключа ЭП, содержащегося на подключенной к компьютеру «флэшке»
Свернуть Показать
Пример 1
Фрагмент Руководства по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи ОАО «Электронная Москва»
Свернуть Показать
При создании электронной подписи средства электронной подписи должны:
- показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает;
- создавать электронную подпись только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию электронной подписи;
- однозначно показывать, что электронная подпись создана.
При проверке электронной подписи средства электронной подписи должны:
- показывать содержание электронного документа, подписанного электронной подписью;
- показывать информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ;
- указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы.
Сертификат ключа проверки ЭП содержит всю необходимую информацию для проверки электронной подписи. Данные сертификата открыты и публичны. Обычно сертификаты хранятся в хранилище операционной системы в изготовившем его удостоверяющем центре бессрочно (точно так же, как и нотариус хранит всю необходимую информацию о человеке, выполнившем у него нотариальное действие). В соответствии с положениями Закона № 63-ФЗ удостоверяющий центр , изготовивший сертификат ключа проверки электронной подписи, обязан предоставлять безвозмездно любому лицу по его обращению информацию , содержащуюся в реестре сертификатов, в т.ч. информацию об аннулировании сертификата ключа проверки электронной подписи.
Свернуть Показать
Олег Комарский , IT-специалист
Удостоверяющий центр, выдавший электронную подпись, хранит сертификат ключа проверки этой ЭП бессрочно, точнее, в течение всего времени своего существования. Пока удостоверяющий центр работает, проблем нет, но т.к. центр является коммерческой организацией, он может прекратить свое существование. Таким образом, в случае прекращения деятельности УЦ возникает возможность потери информации о сертификатах, тогда электронные документы, подписанные электронными подписями, выданными закрывшимся УЦ, могут потерять свою юридическую значимость.
В связи с этим планируется создание своего рода государственного хранилища сертификатов (как действующих, так и отозванных). Это будет что-то вроде государственного нотариального центра, где будут храниться данные о всех сертификатах. Но пока такая информация хранится в УЦ бессрочно.
Что нужно учесть работодателю при оснащении своих сотрудников электронными подписями?
В сертификате ключа ЭП обязательно есть информация о Ф.И.О. его владельца , также есть возможность включения дополнительной информации, такой, как название компании и должность . Кроме того, в сертификате могут быть прописаны объектные идентификаторы (OID) , определяющие отношения, при осуществлении которых электронный документ, подписанный ЭП, будет иметь юридическое значение. Например, в OID может быть прописано, что работник имеет право размещать информацию на торговой площадке, но не может подписывать договоры. Т.е. с помощью OID можно разграничивать уровень ответственности и полномочий.
Существуют свои тонкости передачи полномочий при увольнении или переходе работников на другую должность. Их следует учитывать.
Пример 2
Свернуть Показать
При увольнении коммерческого директора Иванова, подписывавшего документы электронной подписью, для нового человека, сменившего Иванова в этом кресле, нужно заказывать новый ключевой носитель для работы с ЭП. Ведь не может Петров подписывать документы подписью Иванова (хоть и электронной).
Обычно при увольнении организуется перевыпуск ключей ЭП; как правило, для этого работники сами посещают удостоверяющий центр. Организация, оплачивающая выпуск ключей, тоже является владельцем ключа, поэтому она имеет право приостанавливать действие сертификата. Таким образом минимизируются риски: исключается ситуация, когда уволенный работник мог бы подписывать документы от имени прежнего работодателя.
Свернуть Показать
Наталья Храмцовская , к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член ГУД и ARMA International
Эффективная деловая деятельность организации зависит от многих факторов. Одним из ключевых элементов всей системы управления является принцип взаимозаменяемости сотрудников. Следует заранее подумать о том, кто подменит сотрудников, временно не исполняющих свои должностные обязанности из-за болезни, командировки, отпуска и т.д. Если ваша организация имеет дело с подписанием документов электронными подписями, этот аспект нужно учитывать отдельно. Тот, кто пренебрежительно относится к данному организационному вопросу, рискует нарваться на серьезные неприятности.
Показательным в данном смысле является дело № А56-51106/2011, которое рассматривал Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области в январе 2012 года.
Как возникла проблема:
- ООО «Сбытовое Объединение «Тверьнефтепродукт» в июле 2011 года подало единственную заявку на участие в открытом аукционе в электронной форме на поставку бензина по топливным картам для Верхне-Волжского отделения Федерального государственного бюджетного научного учреждения «Государственный научно-исследовательский институт озерного и речного рыбного хозяйства» (ФГНУ «ГосНИОРХ»). Аукционная комиссия заказчика приняла решение о заключении государственного контракта с единственным участником аукциона.
- Проект государственного контракта был направлен заказчиком оператору электронной площадки 12 июля 2011 года, а тот передал его в ООО. В установленный законодательством срок ООО не направило оператору электронной площадки проект контракта, подписанный электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени участника размещения заказа, т.к. это должностное лицо было на больничном.
- В июле 2011 года Санкт-Петербургским Управлением Федеральной антимонопольной службы (УФАС) были рассмотрены представленные заказчиком сведения об уклонении ООО от заключения контракта и было принято решение о включении того в реестр недобросовестных поставщиков.
Не согласившись с решением УФАС, ООО обратилось в суд. Все три судебные инстанции сочли ООО виновным в уклонении от заключения контракта. А в последней инстанции в октябре 2012 года выплыло, что ООО обращалось к заказчику 10 августа 2011 года и в качестве причины неподписания контракта называло не болезнь своего сотрудника, а его халатность.
Другой интересный случай произошел при подписании государственного контракта электронной подписью неуполномоченного лица. Это дело Арбитражный суд Калужской области рассматривал в сентябре 2011 года (дело №А23-2637/2011).
Обстоятельства были таковы:
- В марте 2011 года ООО «СЭЛ ТЕХСТРОЙ» было признано победителем открытого аукциона. К этому моменту в ООО произошла смена генерального директора: прежний гендир В. стал заместителем нового гендиректора П. Но новому генеральному директору еще не успели оформить ЭЦП. Поэтому 14.03.2011 решили «упростить себе жизнь» и подписать госконтракт при помощи ЭЦП ушедшего со своего поста В. Однако главная ошибка была в том, что В. подписал документ как генеральный директор ООО «СЭЛ ТЕХСТРОЙ».
- Сведения об освобождении от должности генерального директора В. и назначении генеральным директором П., а также доверенность на осуществление действий от имени участника размещения заказа, выданная В. уже как заместителю генерального директора, были размещены на сайте электронной торговой площадки только 24.03.2011, т.е. после подписания и направления контракта заказчику.
- Эту оплошность заметил заказчик, посчитав, что контракт подписан неуполномоченным лицом, и в апреле 2011 года обратился в УФАС. В результате УФАС включило ООО в реестр недобросовестных поставщиков сроком на 2 года из-за уклонения от заключения госконтракта.
При рассмотрении данного дела в первой судебной инстанции суд отметил, что новый генеральный директор общества П. в своих объяснениях УФАС, во-первых, подтвердил готовность к подписанию госконтракта, во-вторых, признал допущенную ошибку, не оспаривая при этом полномочий В., указанных в доверенности. Кроме того, факт размещения доверенности на официальном сайте электронной площадки, пусть и с опозданием, был расценен судом как активные действия общества по устранению допущенной ошибки. В результате Арбитражный суд обязал УФАС исключить ООО из реестра недобросовестных поставщиков. В декабре 2011 года Двадцатый арбитражный апелляционный суд поддержал позицию суда первой инстанции.
Но Федеральный арбитражный суд Центрального округа в марте 2012 года рассудил иначе. По его мнению, 14.03.2011 В. использовал ЭЦП с нарушением положений ст. 4 Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» и условий, указанных в сертификате ключа подписи (ведь электронный документ с ЭЦП, не соответствующей условиям, внесенным в сертификат, не имеет юридического значения). В итоге суд сделал вывод о том, что государственный контракт был подписан неуполномоченным лицом, и признал правомерным решение УФАС о признании ООО недобросовестным поставщиком.
Аналогичные дела часто рассматриваются судами. То директор, обладающий сертификатом ключа ЭП и имеющий право подписывать документы от имени общества, увольняется, а новый директор не успевает изготовить себе ЭП и вовремя подписать контракт. То пытаются подписать документы подписью уже уволившегося сотрудника (или переведенного на иную должность в той же организации). То возникают проблемы с халатностью сотрудников или их болезнью (как в первом из описанных случаев), и опять вовремя не успевают делегировать полномочия другому лицу и оформить ему ЭП. А результат один - организация попадает в список недобросовестных поставщиков и лишается права заключения контрактов, финансируемых из бюджета.
Получение работником организации ключа ЭП, обеспечение его сохранности и действия с ним обычно регламентируются приказом по организации с утверждением инструктивных материалов. В них определяется порядок применения ключей ЭП для подписания документов, получения, замены, аннулирования сертификата ключа проверки ЭП, а также действия, выполняемые при компрометации ключа ЭП. Последние аналогичны действиям, выполняемым при потере банковской карты.
Как выбрать удостоверяющий центр?
Законом № 63-ФЗ предусмотрено разделение удостоверяющих центров на прошедших и не прошедших процедуру аккредитации (сейчас ее осуществляет Министерство связи и массовых коммуникаций РФ). Аккредитованному удостоверяющему центру выдается соответствующее свидетельство, и для получения квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП необходимо обращаться именно в такой УЦ. Неаккредитованные УЦ могут выдавать только другие виды подписей.
При выборе УЦ следует учитывать, что не каждый из них использует все возможные криптопровайдеры. То есть, если партнерам, организующим электронный документооборот, нужны электронные подписи, сгенерированные с использованием конкретного криптопровайдера, то следует выбирать удостоверяющий центр, работающий именно с данным средством криптографической защиты информации (СКЗИ).
Процедура получения ЭП и необходимые документы
Чтобы организовать обмен электронными документами между организациями, необходимо выполнить следующие действия:
- определить цели и специфику документооборота между вашей и другой организацией. Это должно быть оформлено в виде соглашения или договора, в котором определяются и регламентируются операции и состав документов с электронной подписью, передаваемых в электронном виде (такие типовые договоры подписывают, например, банки с клиентами, разрешая пользоваться системой клиент-банк);
- совершить обмен сертификатами ключей проверки ЭП лиц, документы за подписью которых будут передаваться между организациями. Понятно, что получить такие сертификаты партнеры могут не только друг от друга, но и от удостоверяющего центра, осуществившего выпуск данных сертификатов;
- выпустить внутренние инструкции, регламентирующие порядок передачи и приема электронных документов другой организации, включая порядок проверки электронной подписи полученных документов и действия в случае выявления факта внесения изменений в документ после подписания его электронной подписью.
Для изготовления ключей электронной подписи и сертификатов ключей проверки ЭП пользователи должны предоставить в удостоверяющий центр заявительные документы, документацию, подтверждающую достоверность информации, подлежащую включению в сертификат ключа проверки ЭП, а также соответствующие доверенности.
Для обеспечения должного уровня идентификации пользователя процедура получения сертификатов ключей проверки ЭП требует личного присутствия его владельца.
Правда, есть и исключения. Например, сегодня для сотрудников государственных и бюджетных организаций, а также работников органов исполнительной власти города Москвы удостоверяющим центром ОАО «Электронная Москва» разработана система массовой выдачи сертификатов ключей проверки электронной подписи (СКПЭП), которая при сохранении высокого уровня достоверности идентификации пользователя позволяет сделать необязательным посещение удостоверяющего центра каждым сотрудником лично, что существенно сокращает денежные и временные затраты организации по сравнению с выдачей СКПЭП, организованной по традиционной схеме.
Сколько стоит электронная подпись?
Ошибочно считать, что удостоверяющий центр просто продает носители для хранения ключей и сертификатов, услуга является комплексной, и носитель с ключевой информацией является одной из составляющих. Стоимость полного пакета электронной подписи зависит от:
- региона;
- ценовой политики удостоверяющего центра;
- разновидности подписи и области ее применения.
Как правило, в этот пакет входят:
- услуги удостоверяющего центра по изготовлению сертификата ключа проверки ЭП;
- передача прав использования соответствующего программного обеспечения (СКЗИ);
- обеспечение получателя необходимым программным средством для работы;
- поставка защищенного ключевого носителя;
- техническая поддержка пользователей.
В среднем стоимость варьируется от 3 000 до 20 000 рублей на полный пакет с одним носителем ключевой информации. Понятно, что при заказе организацией десятка или сотни сертификатов ключей для своих сотрудников цена на одного «подписанта» будет существенно ниже. Перевыпуск ключей осуществляется через год.
В настоящее время в России обращение электронных документов с использованием электронной подписи стремительно набирает обороты. Электронную подпись широко внедряют как в государственных организациях, так и на предприятиях частного бизнеса. При этом необходимо учитывать, что разные виды ЭП имеют разную стоимость, что документ, заверенный ЭП, является юридически значимым, поэтому передача ключевых носителей вместе с PIN-кодом другим лицам недопустима.
Самое важное: электронная подпись существенно экономит время, избавляя от бумажной волокиты, что крайне актуально в условиях жесткой конкуренции и при удаленном расположении партнеров.
Проблема пока остается только в плоскости подтверждения подлинности такой подписи и документа с ней на протяжении его длительного срока хранения.
Сноски
Свернуть Показать
Электронно-цифровая подпись представляет собой новый шаг в идентификации и подтверждении документов. Чем же она является? По какому принципу работает? ЭЦП - это сложно или нет? Сможет её освоить только или же разобраться с нею по силам и пенсионерам?
Общая информация
Первоначально давайте разберёмся с терминологией. Что такое ЭЦП? Это специальный файл, что используется для подтверждения правомочности документов со стороны определённых лиц. Следует отметить, что электронно-цифровые подписи бывают двух типов - не/квалифицированные. В первом случае получить ЭЦП можно в домашних условиях. Для этого достаточно использовать специальные криптографические программы. Применять реквизит домашнего пошива можно для подтверждения подлинности документов и сообщений в кругу друзей или же в рамках небольшого предприятия.
Тогда как квалифицированные ЭЦП - это файлы, что создаются различными организациями, имеющими необходимую для этого лицензию. Их наиболее важной особенностью является наличие юридической силы. Так, для них есть законодательная база, позволяющая использовать эти электронно-цифровые подписи в государственных и коммерческих структурах. К тому же, благодаря ним можно удаленно использовать госуслуги. ЭЦП - это ключ к отсутствию очередей, быстрому и оперативному получению ответов и государству с человеческим лицом.
О сертификатах замолвим слово
Что они собой представляют? Сертификат ЭЦП - это документ, что выдаётся владельцу удостоверяющим центром, что подтверждает подлинность человека. Когда генерируется ключ подписи, то данные о человеке или юридическом лице сохраняются. В сущности своей сертификат ЭЦП представляет собой что-то вроде электронного паспорта.
Обмен электронными документами с их помощью может осуществляться только в случае действительности подписи. На какие сроки она выдаётся? Как правило, она создаётся на год или два. После окончания срока сертификат можно продлить. Следует отметить, что файл при любом изменении в реквизитах владельца ключа как то смена название, руководителя организации и прочем следует отзывать и оформлять новый.
Оформление и продление
Чтобы получить ЭЦП, необходимо заполнить специальную анкету, где указывается почтовый адрес и множество иной информации. Следует отметить, что в сертификате может быть практически любая информация. Но из-за ограничения действия в год или два приходится их постоянно обновлять. Почему?
Дело в том, что информация, содержащаяся в сертификате, обладает определённым полезным сроком актуальности. Так, чем больше данных внесено в файл, тем скорее он становится недействительным. Поэтому и было введено такое ограничение срока действительности.
При этом необходимо знать, что вся информация, что имеется в сертификате подписи, становится общедоступной. Поэтому рекомендуют включать в него как можно меньше данных. Получение ЭЦП также требует наличия носителя, где подпись будет храниться. Как правило, в такой роли используют флешки. Если необходимо продлить электронно-цифровую подпись, то следует обратиться в соответствующее учреждение.
Кто может выдать ЭЦП?
Электронные документы можно подписывать и своими самоделками. Но чтобы они имели юридическую силу, следует обратиться к учреждениям с соответствующей аккредитацией. Наиболее популярным является использование услуг налоговой службы. Так, в Российской Федерации чаще всего за оформлением ЭЦП обращаются к ФНС. Это связано как с общим признанием, широкими возможностями использования, так и с тем, что они предоставляют подписи бесплатно.
При обращении к другим структурам, даже государственным, придётся заплатить несколько сотен или даже тысяч рублей. А учитывая тот факт, что получение ЭЦП будет повторяться каждый год или два, то не удивительно, что многие делают свой выбор в пользу ФНС. Кстати, если есть желание отозвать свою электронно-цифровую подпись, то для этого необходимо обратиться в организацию, что её выдала, с соответствующим заявлением. Когда же это может понадобиться? Вот небольшой список самых популярных причин:
- Изменились реквизиты организации.
- Уполномоченное лицо (владелец подписи) изменил свой статус: уволился, пошел на повышение, был переведён на другую должность.
- Носитель, где хранился ключ, был сломан и больше не может быть эксплуатирован.
- Подпись была скомпрометирована.
Какие бывают ключи?
Итак, мы уже знаем, что ЭЦП - это хорошо. Но как проверяется подлинность файла? Для этой цели формируется два ключа (определённые последовательности символов). Итак, есть:
- Закрытый (личный, секретный) ключ. Это уникальная последовательность символом, что берёт участие в формировании подписи. Он имеется только у своего собственника и известен исключительно ему.
- Открытый ключ. Криптографический инструмент, что доступен любому желающему. Используется для проверки подлинности ЭЦП.
Как наложить электронно-цифровую подпись на документ?
А теперь к главному. Как подписать ЭЦП необходимый документ? Для этого необходима специальная программа, что будет прошивать требуемый файл, внедряя в него электронно-цифровую подпись. Если документ при этом будет хоть как-то изменён, то ЭЦП будет стёрт.
В качестве примера давайте рассмотрим линейку криптографических программ «КриптоПро». Она может быть использована как для создания, так и для подписания документа ЭЦП. Благодаря этому осуществляется разработка, производство, распространение и сопровождение защищенных криптографией файлов.
Где хранить ЭЦП?
Для этой цели может быть использован (по мере увеличения надежности) жесткий диск компьютера, ДВД, обычная флешка или же токен. Но в таких случаях может возникнуть ситуация, когда кто-то посторонний сможет получить доступ к электронно-цифровой подписи и использовать её во вред.
Наиболее распространённым является использование флешки. Благодаря небольшому размеру её спокойно можно носить при себе, а использование не занимает много времени. Более защищенный, но менее популярный способ хранения - это токен. Так называют миниатюрное устройство, обладающее комплексом аппаратных и программных средств, что обеспечивает не попадание информации в чужие руки.
Также токен может использоваться для получения безопасного дистанционного доступа к данным и защиты от посторонних глаз электронной переписки. Внешне он напоминает обычную флешку. Его особенностью является наличие защищенной памяти, благодаря чему стороннее лицо не сможет считать информацию с токена. Это устройство может решать целый спектр проблем безопасности в сферах аутентификации и криптографии.
В заключение
Сейчас люди при работе с документами часто используют бумажную форму, которая требует наличия нашей подписи, выполненной ручкой. Но по мере распространения использования электронных файлов потребность в ЭЦП будет возрастать. Со временем сложно будет представить себе деятельность и активность человека без этого инструмента.
Вполне вероятно, что ЭЦП со временем превратится в полноценный электронный паспорт, важность которого сложно будет переоценить. Но в таком случае будут остро вставать вопросы о безопасности данных. Не следует забывать, что самый уязвимый фактор сейчас в любой технической системе - это человек. Для того чтобы ЭЦП не попал в руки злоумышленников, что используют его во вред, необходимо постоянно повышать свою информированность и квалификацию в использовании технологических продуктов.
Как известно, если у стороннего лица есть доступ к закрытому ключу вашей электронной подписи, последний может от вашего имени устанавливать ее, что по возможным последствиям аналогично подделке подписи на бумажном документе. Поэтому необходимо обеспечить высокий уровень защиты закрытого ключа, что наилучшим образом реализовано в специализированных хранилищах. К слову, электронная подпись это не сохраненная в виде файла картинка с вашими закорючками, а строка бит, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющая идентифицировать владельца и установить отсутствие искажения информации в электронном документе. У электронной подписи имеется и открытый ключ – код, который доступен всем, с помощью него можно определить, кто и когда подписал электронный документ.
Сейчас наиболее распространенный вариант хранения закрытого ключа – на жестком диске компьютера. Но у него существует ряд недостатков, в том числе:
Теперь вернемся к специализированным хранилищам. На текущий момент в некоторых системах электронного документооборота реализована возможность использования хранилищ, например e-Token и Rutoken. Что же такое e-Token или Rutoken (часто называют просто «токен»)? Это защищенное хранилище ключей в виде USB-брелоков и смарткарт, доступ к которому осуществляется только по пинкоду. При вводе неверного пинкода более трех раз хранилище блокируется, предотвращая попытки доступа к ключу путем подбора значения пинкода. Все операции с ключом производятся в памяти хранилища, т.е. ключ никогда его не покидает. Таким образом, исключается перехват ключа из оперативной памяти.
Помимо указанных выше преимуществ при использовании защищенных хранилищ можно выделить следующие:
- гарантируется сохранность ключа, в том числе при потере носителя на время, необходимое для отзыва сертификата (ведь о потере ЭП необходимо срочно сообщать в удостоверяющий центр, как сообщается в банк при потере банковской карты);
- нет необходимости устанавливать сертификат закрытого ключа на каждый компьютер, с которого работает пользователь;
- «токен» можно одновременно использовать для авторизации при входе в операционную систему компьютера и в СЭД. То есть он становится персональным средством аутентификации.
Если СЭД имеет интеграционные решения со специализированными хранилищами для закрытых ключей, то все преимущества проявляются и при работе с системой.
Рассмотрим вариант, когда пользователь хранит ключ в специализированном хранилище, при этом активно работает с ноутбука. Тогда, даже при утере мобильного рабочего места (при условии сохранения «токена»), можно не беспокоиться о том, что кто-то получит доступ к СЭД с ноутбука или сможет скопировать закрытый ключ и подписать электронные документы от имени этого пользователя.
Использование специализированных хранилищ предполагает дополнительные расходы, но при этом значительно увеличивается уровень обеспечения безопасности вашего ключа и системы в целом. Поэтому специалисты рекомендуют использовать подобные устройства в работе, но выбор, конечно, всегда остается за вами.
ИНСТРУКЦИЯ
электронной цифровой подписи
ФГБУ ПГН
Термины и определенияАдминистратор безопасности информации – лицо, организующее, обеспечивающее и контролирующее выполнение требований безопасности информации при осуществлении обмена электронными документами. В штатной структуре ИВЦ ФГБУ ПГН
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации и позволяющий идентифицировать владельца ключа, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Закрытый ключ подписи – уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств ЭЦП.
Открытый ключ подписи – уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения подлинности ЭЦП в электронном документе.
Сертификат ключа подписи (сертификат) – документ на бумажном носителе или электронный документ, который включает в себя открытый ключ ЭЦП и который выдается удостоверяющим центром для подтверждения подлинности ЭЦП и идентификации владельца сертификата.
Носитель ключевой информации (ключевой носитель) – материальный носитель информации, содержащий закрытый ключ подписи или шифрования.
Шифрование – способ защиты информации от несанкционированного доступа за счет ее обратимого преобразования с использованием одного или нескольких ключей.
2. Общие положения
2.1. Настоящая Инструкция предназначена для пользователей автоматизированных систем , использующих средства электронной цифровой подписи (ЭЦП).
2.2. Электронно-цифровая подпись юридически равносильна живой подписи ее владельца.
2.3. Криптографические методы защиты позволяют обеспечить защиту целостности и авторства электронной информации применением ЭЦП. Невозможность ввода информации от чужого имени (невозможность подделки ЭЦП) гарантируется при сохранении в тайне закрытого ключа ЭЦП пользователей.
2.4. Инструкция содержит основные правила обращения с системами электронного документооборота и ключами ЭЦП, строгое выполнение которых необходимо для обеспечения защиты информации при обмене электронными документами.
2.5. Лица, допущенные к работам с ключами ЭЦП, несут персональную ответственность за безопасность (сохранение в тайне) закрытых ключей подписи и обязаны обеспечивать их сохранность, неразглашение и нераспространение, несут персональную ответственность за нарушение требований настоящей Инструкции.
2.6. Непрерывная организационная поддержка функционирования автоматизированных рабочих мест (АРМ) с ЭЦП предполагает обеспечение строгого соблюдения всеми пользователями требований администратора безопасности.
2.7. Работу с ключами ЭЦП и шифрования координирует администратор безопасности (лицо, ответственное за безопасность информации). Администратор безопасности проводит инструктаж с пользователями по правилам изготовления, хранения, обращения и эксплуатации ключей, о чем делается запись в соответствующем журнале (см. Приложение).
3. Порядок генерации ЭЦП
3.1. Порядок генерации ЭЦП регламентируется соответствующим Регламентом Удостоверяющего центра.
3.2. Владельцы ЭЦП и ответственные исполнители ЭЦП назначаются приказом директора института или приказом руководителей филиалов института (см. Приложение).
3.3. Пользователь, обладающий правом ЭЦП (ответственный исполнитель ЭЦП), вырабатывает самостоятельно или в сопровождении администратора безопасности личный открытый ключ подписи, а также запрос на получение сертификата открытого ключа (в электронном виде и на бумажном носителе).
3.4. Сертификаты ЭЦП и сами ЭЦП выдаются ответственному должностному лицу института, его филиалов и подразделений по доверенности, согласно соответствующего Регламента удостоверяющего центра.
3.5. Формирование закрытых ключей подписи и шифрования производится на учтенные съемные носители информации:
· дискета 3.5’’;
3.6. Закрытые ключи изготавливаются в 2-х экземплярах: эталонная и рабочая копии. В повседневной работе используется рабочая копия ключевого носителя. Срок действия ключей – 1 год с момента выдачи сертификата.
3.7. Ни при каких обстоятельствах нельзя хранить ключи ЭЦП на жестких дисках АРМ.
Порядок хранения и использования ЭЦП4.1. Право доступа к рабочим местам с установленным программным обеспечением средств ЭЦП предоставляется только тем лицам, которые по приказу директора института или приказу руководителей его филиалов назначены ответственными исполнителями ЭЦП (см. Приложение) и им предоставлены полномочия на эксплуатацию этих средств.
4.3. В обязательном порядке для хранения ключевых носителей в помещении должно использоваться металлическое хранилище (сейф , шкаф, секция) заводского изготовления, оборудованное приспособлением для его опечатывания. Опечатывание хранилища должно производиться личной печатью ответственного исполнителя ЭЦП или его владельца.
4.4. Хранение ключевых носителей допускается в одном хранилище с другими документами и ключевыми носителями, при этом отдельно от них и в упаковке, исключающей возможность негласного доступа к ним. Для этого ключевые носители помещаются в специальный контейнер, опечатываемый личной металлической печатью ответственного исполнителя или владельца ЭЦП.
4.5. Транспортирование ключевых носителей за пределы организации допускается только в случаях, связанных с производственной необходимостью. Транспортирование ключевых носителей должно осуществляться способом, исключающим их утрату, подмену или порчу.
4.6. На технических средствах, оснащенных средствами ЭЦП, должно использоваться только лицензионное программное обеспечение фирм-производителей.
4.7. Должны быть приняты меры по исключению несанкционированного доступа посторонних лиц в помещения, в которых установлены технические средства ЭЦП.
4.8. Запрещается оставлять без контроля вычислительные средства, на которых эксплуатируется ЭЦП после ввода ключевой информации. При уходе пользователя с рабочего места должно использоваться автоматическое включение парольной заставки.
4.9. Ответственные исполнители ЭЦП обязаны вести журнал учета ключевых документов и своевременно заполнять его (см. Приложение).
4.10. Ключевая информация содержит сведения конфиденциального характера, хранится на учтенных в установленном порядке носителях и не подлежит передаче третьим лицам (см. Приложение).
4.11. Носители ключевой информации относятся к материальным носителям, содержащим информацию ограниченного распространения и должны быть учтены по соответствующим учетным формам (см. Приложение).
4.12. Формирование закрытых ключей подписи и шифрования производится на учтенные съемные носители информации:
· дискета 3.5’’;
· идентификатор Touch-Memory DS1993 – DS1996;
· идентификатор Rutoken и т. д.
4.13. Закрытые ключи изготавливаются в 2-х экземплярах: эталонная и рабочая копии. В повседневной работе используется рабочая копия ключевого носителя. Срок действия ключей – 1 год с момента выдачи сертификата.
4.14. Ни при каких обстоятельствах нельзя хранить ключи ЭЦП на жестких дисках АРМ.
4.15. При физической порче рабочей копии ключевого носителя, пользователь немедленно уведомляет об этом администратора безопасности. Администратор безопасности в присутствии пользователя изготовляет очередную рабочую копию ключевого носителя с эталонной копии с отражением выполненных действий в соответствующих учетных формах.
4.16. Ключевой носитель извлекается из опечатанного контейнера только на время работы с ключами. Перед вскрытием контейнера необходимо проверить целостность печати и ее принадлежность. В нерабочее время опечатанный контейнер с ключевыми носителями должен находиться в хранилище.
4.17. При необходимости временно покинуть помещение, в котором проводятся работы с использованием ЭЦП, ключевой носитель должен быть вновь помещен в контейнер и опечатан.
· осуществлять несанкционированное администратором безопасности копирование ключевых носителей;
· разглашать содержимое ключевых носителей и передачу самих носителей лицам, к ним не допущенным, а также выводить ключевую информацию на дисплей и принтер;
· использовать ключевые носители в режимах, не предусмотренных правилами пользования ЭЦП, либо использовать ключевые носители на посторонних ПЭВМ;
· записывать на ключевые носители постороннюю информацию.
Порядок уничтожения ключей на ключевых носителях5.1. Приказом директора института или руководителей его филиалов и подразделений должна быть создана комиссия по уничтожению ключевой информации.
5.2. Ключи должны быть выведены из действия и уничтожены в следующих случаях:
· плановая смена ключей;
· изменение реквизитов ответственного исполнителя (владельца) ЭЦП;
· компрометация ключей;
· выход из строя (износ, порча) ключевых носителей;
· прекращение полномочий пользователя ЭЦП.
5.3. Уничтожение ключей может производиться путем физического уничтожения ключевого носителя, на котором они расположены, или путем стирания (разрушения) ключей без повреждения ключевого носителя. Ключи стирают по технологии, принятой для соответствующих ключевых носителей многократного использования (дискет, Touch Memory, Rutoken и т. п.). Непосредственные действия по стиранию ключевой информации регламентируются эксплуатационной и технической документацией.
5.4. Ключи должны быть уничтожены не позднее 10 суток после вывода их из действия (окончания срока действия). Факт уничтожения оформляется актом (см. Приложение) и отражается в соответствующих учетных формах (см. Приложение). Экземпляр акта должен быть передан в ИВЦ инженеру по защите информации не позднее 3 суток после уничтожения ключевой информации.
Действия при компрометации ключей6.1. Компрометация ключа – утрата доверия к тому, что используемые ключи обеспечивают безопасность информации.
6.2. К событиям, связанным с компрометацией ключей, относятся, включая, но не ограничиваясь, следующие:
· потеря ключевых носителей;
· потеря ключевых носителей с последующим обнаружением;
· нарушение правил хранения и уничтожения (после окончания срока действия ключа);
· возникновение подозрений на утечку информации или ее искажение;
· нарушение печати на контейнере с ключевыми носителями;
· случаи, когда нельзя достоверно установить, что произошло с ключевыми носителями (в т. ч. случаи, когда ключевой носитель вышел из строя и доказательно не опровергнута возможность того, что данный факт произошел в результате несанкционированных действий злоумышленника).
6.3. При компрометации ключа пользователь немедленно прекращает обмен электронными документами с другими пользователями и извещает о факте компрометации администратора безопасности и инженера по защите информации ИВЦ института.
6.4. По факту компрометации ключей должно быть проведено служебное расследование с оформлением уведомления о компрометации.
6.5. Факт компрометации закрытых ключей подписи должен быть подтвержден официальным уведомлением института в адрес Удостоверяющего центра о компрометации в письменном виде. Уведомление должно содержать идентификационные параметры сертификата, дату и время компрометации, характер компрометации, подпись владельца ключа подписи, подпись руководителя и печать института или его филиала.
6.6. Выведенные из действия скомпрометированные ключи уничтожаются (см. п.5.2 настоящей Инструкции), о чем делается запись в журнале учета ЭЦП (см. Приложение).
Обязанности Администратора безопасности информации7.1. Администратор безопасности проводит опечатывание системных блоков рабочих станций с установленным средством ЭЦП, исключающее возможность несанкционированного изменения аппаратной части рабочих станций. При этом номер пломбы заносится в Учетную карточку персонального компьютера и в Журнал заявок на ремонт персональных компьютеров и оргтехники.
7.2. Администратор безопасности инструктирует Пользователей систем электронного документооборота по правилам обращения с ЭЦП.
7.3. Администратор безопасности контролирует целостность аппаратных средств и программных продуктов, используемых для систем электронного документооборота, в которых используются ЭЦП.
7.4. Контроль за правильностью и своевременностью выполнения регламентных работ с ЭЦП осуществляет Администратор безопасности и уполномоченные лица Удостоверяющего центра.
7.5. Администратор безопасности осуществляет непрерывный контроль за всеми действиями Пользователей систем электронного документооборота, в которых используются ЭЦП.
7.6. Не реже чем 2 раза в год Администратор безопасности информации проводит проверки всех АРМ пользователей, используемых для систем электронного документооборота на предмет соблюдения требований действующих Регламентов Удостоверяющих центров и настоящей Инструкции.
Обязанности Ответственных исполнителей ЭЦП8.1. Ответственные исполнители ЭЦП при работе с ключевыми документами обязаны руководствоваться положениями соответствующего Регламента Удостоверяющего центра и настоящей Инструкции.
8.2. Ответственные исполнители ЭЦП обязаны организовать свою работу по генерации ЭЦП в полном соответствии с положениями соответствующего Регламента Удостоверяющего центра и п.3 настоящей Инструкции.
8.3. Ответственные исполнители ЭЦП обязаны организовать свою работу с ключевыми документами в полном соответствии с п.4 настоящей Инструкции.
8.4. Уничтожение ключевой информации с ключевого носителя может производится только в полном соответствии с положениями соответствующего Регламента Удостоверяющего центра и п.5 настоящей Инструкции.
8.5. В случае каких-либо изменений реквизитов ЭЦП (плановая смена ключей, изменение реквизитов владельцев или Ответственных исполнителей, генерация новой ЭЦП, и др.) в течении 3 суток Ответственные исполнители ЭЦП обязаны предоставить Администратору безопасности информации следующие документы:
◦ копию Приказа о назначении Владельцев и Ответственных исполнителей ЭЦП;
◦ копию Сертификата новой ЭЦП;
◦ копию Акта на уничтожение ключей ЭЦП (см. Приложение).
8.6. Ответственные исполнители ЭЦП обязаны выполнять требования Администратора безопасности информации в части, касающейся обеспечения информационной безопасности института, его подразделений и филиалов.
Обязанности Техников клиник9.1. Техники клиник не являются непосредственными участниками электронного документооборота и не могут быть допущены к ключевым документам.
9.2. В случае необходимости проведения технического обслуживания или других работ на АРМ Ответственных исполнителей ЭЦП, связанного с нарушением целостности пломбы на системных блоках, техники клиник в обязательном порядке делают отметку в Журнале заявок на ремонт персональных компьютеров и оргтехники о срыве пломбы с указанием ее номера. После проведения необходимых работ Техник опечатывает системный блок номерной пломбой с указанием ее номера в Журнале заявок на ремонт персональных компьютеров и оргтехники и Учетной карточке персонального компьютера.
9.3. Не реже чем 1 раз в месяц техники клиник обязаны проверять наличие обновленных сведений об ЭЦП в соответствующих Журналах учета ключевых документов (ведется Ответственными исполнителями ЭЦП, согласно п. 4.9 настоящей Инструкции) и информировать Администратора безопасности информации обо всех обновленных сведениях об ЭЦП.
Приложение
по правилам обращения с ключевыми документами
электронной цифровой подписи
на уничтожение ключей ЭЦП (шифрования)
"_____" ____________________ 200__г
Комиссия, __________________________________________________________________________
(наименование организации, номер и дата приказа)
в составе: председателя ______________________________________________________________,
и членов комиссии____________________________________________________________________
в присутствии пользователя КД по причине ______________________________________________
(окончание срока действия, прекращение полномочий, компрометация)
подготовила к уничтожению ключевые документы стиранием ключевой информации:
Таблица 1.*
Ключевой носитель | Учетный № | Экз. № | Реквизиты сертификата | |
Комиссия установила, что при подготовке данных информация с ГМД, указанных в табл. 2, не считывается. Перечисленные ГМД к дальнейшему использованию не пригодны и подлежат уничтожению измельчением магнитных дисков.
Таблица 2.*
Ключевой носитель | Учетный № | Экз. № | Реквизиты сертификата | Ф. И.О. владельца сертификата ключа ЭЦП |
Члены комиссии:
____________________________ __________________________________________ (подпись) (Ф. И.О)
«Разрешаю уничтожить»
____________________________________
(руководитель организации)
____________________________________
(подпись) (Ф. И.О.)
МП «_____» ____________200__г.
Ключевые документы, перечисленные в табл. 1, уничтожены стиранием ключевой информации двойным форматированием.
Ключевые документы, перечисленные в табл. 2, уничтожены методом измельчения магнитных дисков.
Члены комиссии:
____________________________ __________________________________________ (подпись) (Ф. И.О)
____________________________ __________________________________________ (подпись) (Ф. И.О)
Акт экз. №1 - в дело
Акт экз. №2 - в отдел РСиБИ УФК.
* Примечание: Таблица 1 заполняется при стирании ключевой информации с ГМД.
Таблица 2 заполняется при уничтожении ключевого носителя.
Приложение
по правилам обращения с ключевыми документами
электронной цифровой подписи
Форма Приказа о назначении Владельцев и Ответственных исполнителей ЭЦП
«____» ______________ 201 г. № _________
О назначении владельцев и ответственных исполнителей электронно-цифровой подписи
С целью обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов с применением электронно-цифровой подписи (ЭЦП) на ((наименование системы электронного документооборота))
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить основным владельцем ЭЦП ((должность, ФИО владельца ЭЦП))
2. Назначить ответственным исполнителем и поручить исполнение обязанностей по постановке ЭЦП на электронных документах ((наименование системы электронного документооборота)), ((должность, ФИО ответственного исполнителя ЭЦП)).
3. Все действия должностных лиц, связанных с системой электронного документооборота ((наименование системы электронного документооборота)) в отношении этой системы организовать в строгом соответствии с действующим Регламентом Удостоверяющего центра и требованиями Инструкции по правилам обращения с ключевыми документами электронной цифровой подписи ФГУ «Пятигорский ГН».
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой
Директор ((подпись)) ((ФИО директора))
Основным владельцем ЭЦП как правило назначается директор или его заместитель.
Загрузка...
